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公文書管理ソリューション

公文書管理ソリューション

画像:文書管理業務において、このようなお悩みを抱えていませんか?

リコー「公文書管理ソリューション」は、お客様の現状の文書管理業務を見直し、システムで解決する部分と新ルールを定める部分を提示。
システムは、株式会社フォーズィーコーポレーション社の「File Life Station2」をご提供します。文書管理業務の効率化と文書管理の適正化を実現し、お客様のお悩みを解決いたします。

画像:現状の作業の流れと改善ポイント

公文書管理ソリューションの主な機能

リコー「公文書管理ソリューション」は文書管理を誰もが容易に運用できるようファイルの情報を管理するシステムだけでなく、登録した情報を活用し、情報のライフサイクル「作成→伝達→保管→保存→廃棄」に合わせて管理できる機能を有しています。さらにリコージャパンでは、お客様が文書管理システムをお使いいただくうえでの最適な「運用ルール」を策定し、全庁的なコンセンサスを得ながらシステムの稼動および運用を確実なものにします。

画像:公文書管理ソリューションの主な機能

ソリューションの特長~File Life Station 2

《設計コンセプト》

  • リコーグループが提供してきた文書コンサルティングの考え方に基づいたシステムです。一般的な地方公共団体の文書管理運用に 沿った設計になっています。
  • 情報公開法や公文書管理法などで規定されている文書分類基準やレコードスケジュールに基づいた運用が可能です。
  • 管理項目や画面レイアウトは、パラメータ設定などによりお客様ごとに変更可能な設計になっています。
  • 起案・供覧文書などの作成は、Microsoft Excelと連携して実現します。柔軟なレイアウトの設定が可能です。
  • 各種リストの出力もMicrosoft Excelと連携して実現します。作成されたリストを格納し、加工しての再利用が可能です。

《各種オプションによる拡張性》

  • 文書ファイル目録の運用をベースとしていますので、必要最低限の管理からスタートできます。
  • 起案・供覧文書、収受・施行文書などをシステムで作成・管理するオプションを選択することにより、1件単位での文書管理が可能に なります。
  • その他、さまざまなオプションをご用意しています。お客様のご要望に合わせた拡張が可能です。

ソリューションの特長~文書管理システム導入支援サービス

  • 文書管理ノウハウに精通したコンサルタントがサービスを提供します。
  • お客様のご要望に応じて、文書分類の見直し支援、書庫運用設計などのアドバイスやサービス提供が可能です。
  • 電子決裁運用時には、電子決裁を定着させるために必要なルールを策定します。

ご提供内容

画像:ご提供内容

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